Q: Stattgefundene Wahlen (Datum)

Stattgefundene Vorstandswahlen (alle 2 Jahre) – Michael (10/2015, 10/2017) – Maria (2/2017) – Dana (2/2016, 2/2018) – Patricia (2/2016, 2/2018) – Niklas Lämmel (2/2017) – Thomas Gloy (2/2016) – Melanie (2/2016) —> Melanie zurückgetreten (Juni 2016) Wahl der Kuratoriumsvorsitzenden (alle drei Jahre) – Knut Berner (10/2016) – Ole Frahm (2/2017) – Hans Joachim Hahn (2/2017)

Question 1

Zugang zum Webspace

Michael · Accepted Answer

Der Zugang zur Verwaltung ist unter https://verwaltung.heinlein-hosting.de/ zu finden. Der Benutzername ist: villigster bzw. villigster@jpberlin.de

Question 2

Tätigkeitsbeschreibung Schatzmeisterin VFF

Michael · Accepted Answer

Im Januar, also immer zu Beginn des Jahres, E-Mail ans Evangelische Studienwerk Villigst, mit der Bitte, den Spendenbetrag (der vertraglich zugesichert wurde) zu überweisen.
Alle Kontoeingänge und -ausgänge regelmäßig checken (etwa 1-mal im Monat)
Die Kontoauszüge aus dem Postbank-Onlinebanking speichern, ausdrucken sowie in Ordner abheften
Einen Ordner für das Abrechnungsjahr (1. Januar bis 31. Dezember) für die Kassenprüfung anlegen. Der Ordner umfasst den Bereich „Rechnungen/Belege“ und „Kontoauszüge“
Fahrtkosten und sonstige Auslagen an die Mitglieder erstatten, wenn die Mitglieder zuvor ihre Tickets entweder postalisch im Original oder via Email als PDF vorgelegt haben.
Rechnungen begleichen (zB. Server Homepage, Rechnungen Jahrestreffen)
Emailkorrespondenzen mit Mitgliedern führen (zB. Erinnerungsemails, dass der Mitgliedsbeitrag noch nicht bezahlt wurde; wenn der Mitgliedsbeitrag mit Fahrtkosten verrechnet werden soll etc.) und gegebenenfalls für den Kassenbericht dokumentieren/abheften.
Alle Ausgaben des Vereins in einer Excel-Tabelle für den Kassenbericht auflisten, die dazugehörigen Rechnungen abheften (siehe Ordner Abrechnungsjahr)
Alle Eingänge auf das Konto (Mitgliedsbeiträge und Spenden) in einer Excel-Tabelle für den Kassenbericht auflisten. Für meine Übersicht mache ich das nach den Kriterien Name, Höhe des Betrages, Datum des Ein- oder Ausgangs und Bemerkung.
Prüfen, dass alle Mitglieder Mitgliedsbeiträge überwiesen haben. Wenn nicht, Erinnerungs-Emails verschicken (gegebenenfalls öfter als 1 Mal)
Jahresbericht für das Finanzamt für den Abrechnungszeitraum (1. Januar bis 31. Dezember) erstellen und beim Frühjahrstreffen (zumeist im Februar vorlegen). Dazu auch den Ordner mit den Rechnungen und Kontoauszügen mitbringen.
Beim Frühjahrstreffen Teilnehmendenbeiträge einsammeln und auf das Konto einzahlen.
Bei den Kuratoriumssitzungen einen kurzen Bericht machen und den Kontostand nennen.

Question 3

Traffic der Seite

Michael · Accepted Answer

Statistiken über Besucherzahlen der Webseite sind unter diesem Link zu finden: https://forschungsforum.net/usage Die Zugangsdaten sind die gleichen, wie die für den Zugang zum Webspace.

Question 4

Antrag auf Mitgliedschaft

Michael · Accepted Answer

Dieses Dokument sollte nur der Vorstand auf Anfrage weitergeben.

[download id="695"]

Question 5

Interne Downloads (Zugangsbeschränkt)

Michael · Accepted Answer

Es gibt dafür die Erweiterung bzw. den Menüpunkt „Downloads“. Die Dateien werden NICHT in die Mediathek hochgeladen (da sind die automatisch öffentlich, wenn man den Link kennt), sondern in einen geschützten Ordner.

Die Downloads kannst du entweder über den Menüpunkt Downloads verwalten, oder beim Bearbeiten einer Seite über „Download einfügen“.

Du kannst dann ganz normal die Seite „Interne Downloads“ (kannst du auch umbenennen) bearbeiten und dann entweder einzelne Downloads mit einem Shortcode einfügen, z.B. [download id=„505“], oder alle Downloads einer Kategorie aufzählen lassen, z.B. [downloads category=„protokoll“]

Die Kategorien musst du bei der Download-Verwaltung selbst erstellen.

Natürlich kannst du auf der Download-Seite auch noch beliebigen Text, Zwischenüberschriften etc. um die Shortcodes herum einfügen.

Wichtig ist, bei den Downloads jeweils das Häckchen bei „Nur für Mitglieder“ zu setzen, damit man sie nur runterladen kann, wenn man eingeloggt ist.

Die Seite selber ist auch nur zu sehen, wenn man eingeloggt ist. Der Link ist im Footer und kann auch umbenannt werden ( Design > Menüs).

Question 6

Anlegen neuer Benutzer / Mitglieder

Michael · Accepted Answer

es muss eine neuer Benutzer mit dem Status „Mitarbeiter“ erstellt werden
und es es muss eine Mitgliedsseite erstellt und mit dem Benutzer verknüpft werden

Die User-Rechte sind jetzt so gesetzt, dass User mit der Rolle „Mitarbeiter“ ihre eigenen Einträge bearbeiten können. Außerdem können sie auf die Mediathek zugreifen, d.h. auch PDFs oder Bilder hochladen. Wenn ihr also alle einfachen User die Rolle „Mitarbeiter“ zuweist, sollte alles passen. Damit das alles so klappt, müssen neue User also ihre Mitgliedsseite entweder selber anlegen (und der Admin gibt sie frei), oder jemand anders legt sie an, und ihnen wird dann der entsprechende User als „Autor“ zugewiesen. Das geht beim Bearbeiten des Mitglieds (Menü „Autor“ ganz unten, ggf. muss das noch eingeblendet werden, indem man oben rechts auf „Ansicht anpassen“ geht und „Autor“ anhakt), oder auch auf der Mitglieder-Übersichtsseite per „Quick Edit“.

Question 7

Stattgefundene Wahlen (Datum)

Michael · Accepted Answer

Stattgefundene Vorstandswahlen (alle 2 Jahre) – Michael (10/2015, 10/2017) – Maria (2/2017) – Dana (2/2016, 2/2018) – Patricia (2/2016, 2/2018) – Niklas Lämmel (2/2017) – Thomas Gloy (2/2016) – Melanie (2/2016) —> Melanie zurückgetreten (Juni 2016) Wahl der Kuratoriumsvorsitzenden (alle drei Jahre) – Knut Berner (10/2016) – Ole Frahm (2/2017) – Hans Joachim Hahn (2/2017)

Question 8

Änderungen des Vorstands anzeigen

Michael · Accepted Answer

- eine Vorstandsänderung muss über einen Notar an das Amtsgericht Hagen gemeldet werden (das VFF ist in Hagen im Vereinsregister gemeldet). - Man wendet sich mit dem Protokoll der letzten Mitgliederversammlung in der der Vorstand neu gewählt wurde an: Amtsgericht Hagen Postfach 120 58001 Hagen Die Kosten für den Notar für die Beglaubigung betragen etwa 20€+MwSt sowie 20€ Vollzugsgebühr dafür, dass der Notar die Unterlagen beim Amtsgericht einreicht Zum Notar musst Du mitbringen: -Protokoll der Mitgliederversammlung (vom Vorstand unterzeichnet) -Perso oder Reisepass -Vereinssatzung Damit der Verein nicht auch noch die Kosten für das Schreiben berechnet, das vom Notar an das Amtsgericht geht, habe ich das Schreiben das letzte Mal selbst aufgesetzt. Der Notar hat einen Stempel beglaubigte Abschrift draufgepackt und das dann ans Amtsgericht geschickt. Was wir nicht gemacht haben, ist den erweiterten Vorstand ins Vereinsregister aufzunehmen.

Question 9

Infos zu Erstellung von Tätigkeitsberichten

Michael · Accepted Answer

Neben einer zahlenmäßigen Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben - getrennt nach den steuerlichen Bereichen - verlangt das Finanzamt von gemeinnützigen Vereinen für jedes Jahr auch einen Tätigkeitsbericht. Vereinsvorstände sind hier oft verunsichert, was alles in diesem Bericht aufgenommen werden muss und wie es dargestellt werden soll. In der Tat lauern hier Fallen - vor allem kann der Tätigkeitsbericht nähere Prüfungen durch das Finanzamt provozieren. § 63 der Abgabenordnung (AO) fordert für die tatsächliche Geschäftsführung eines Vereins die ausschließliche und unmittelbare Erfüllung der satzungsmäßigen steuerbegünstigten Zwecke. Nicht nur die Satzung, sondern auch die laufende Tätigkeit eines Vereins müssen also den Vorschriften des Gemeinnützigkeitsrechts genügen. Den Nachweis, dass die tatsächliche Geschäftsführung den notwendigen Erfordernissen entspricht, muss die gemeinnützige Körperschaft durch ordnungsmäßige Aufzeichnungen zu führen. Dazu gehört neben der Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben auch der Tätigkeitsbericht (Anwendungserlass zur AO zu § 63). Worum geht es? Aufbau und Inhalt des Tätigkeitsberichts erschließen sich, wenn man sich vor Augen führt, wozu der Bericht erforderlich ist: Er soll über die gemeinnützigkeitsrelevanten Vereinstätigkeiten Aufschluss geben, vor allem soweit sie nicht aus den zahlenmäßige Aufstellungen in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) und den eingereichten Steuerformularen hervorgehen.  Im Tätigkeitsbericht sollten besonders die satzungsbezogenen (gemeinnützigen) Tätigkeiten dargestellt werden - also auf welche Weise die steuerbegünstigten Satzungszwecke verwirklicht und wie die Vereinsmittel dafür verwandt worden sind. Für Geschäfts- oder Tätigkeitsberichte gibt es keine Formvorschriften. Grundsätzlich können deswegen auch die Rechenschaftsberichte an die Mitgliederversammlungen verwendet werden. In aller Regel sollte aber für das Finanzamt ein eigener Bericht erstellt werden. Der Umfang und Form des Tätigkeitsberichts Welchen Umfang der Tätigkeitsbericht hat, hängt ganz vom Umfang der Vereinstätigkeiten ab. Grundsätzlich gilt: Lieber zu wenig als zu viel schreiben! Fehlen dem Finanzamt noch Informationen, wird es nachfragen. Oft kann man dann aus der Art der Rückfrage schon die Problemlage ausmachen und die Antwort entsprechend gestalten. Hat man sich dagegen in einer ausführlichen Darstellung festgelegt, ist das schwer wieder aus der Welt zu schaffen.  Vorgaben für den Tätigkeitsbericht gibt es nicht. Weil die Berichte je nach Vereinstätigkeit sehr unterschiedlich ausfallen, sind auch Muster kaum brauchbar. Vielfach werden tabellarische Aufstellungen über Art und Umfang der Tätigkeiten genügen. Hier gilt: Alles was die Übersicht erleichtert, ist für den Sachbearbeiter im Finanzamt von Vorteil. Im Tätigkeitsbericht sollten besonders die satzungsbezogenen (gemeinnützigen) Tätigkeiten dargestellt werden - also auf welche Weise die steuerbegünstigten Satzungszwecke verwirklicht und wie die Vereinsmittel dafür verwandt worden sind. Für Geschäfts- oder Tätigkeitsberichte gibt es keine Formvorschriften. Er sollte sich auf die steuerlich relevanten Inhalte beschränken. Verzichten sie auf rein organisatorische Aspekte (wie z. B. Zahl und Ablauf der Mitgliederversammlungen). Allgemeine Hinweise

Nicht begünstigte Tätigkeiten sollten zurückhaltend dargestellt werden, um nicht den Eindruck zu erwecken, sie hätten ein besonderes Gewicht.
Das gilt auch für Tätigkeiten, die zwar steuerbegünstigt aber nicht satzungsgemäß sind.
Umgekehrt sollte der Schwerpunkt der Darstellung auf den satzungsmäßigen Tätigkeiten liegen. Vergessen Sie nicht, gerade solche Tätigkeiten darzustellen, die sich zahlenmäßig nicht niederschlagen - also besonders die ehrenamtlichen Tätigkeiten.
Art, Zahl und Umfang (Teilnehmerzahlen) der Veranstaltungen, Kurse, Projekte usf.
besondere Daten (z. B. 50-Jahr-Feier)
Art und Umfang öffentlicher Förderung
Kooperation mit anderen Organisationen
besondere Projekte (Darstellung der Angebote, Zahl der Teilnehmer usw.)
ehrenamtliche Helfer

Typische Fehler Vermieden werden sollte der Eindruck, zweckfremde Tätigkeiten würden eine nennenswerte Rolle spielen. Festveranstaltungen, gastronomische Betriebe oder Sponsorships sollten also nicht ins Zentrum der Darstellung rücken. Oft werden typische Tätigkeiten nur nebensächlich dargestellt, weil sie unbedeutend erscheinen. Sonderveranstaltungen erhalten dagegen ein zu großes Gewicht. Das ist ein Problem, wenn diese Sonderveranstaltungen nicht zweckbezogen sind (z. B. Festveranstaltungen). Tätigkeiten, die nicht mit den Satzungszwecken übereinstimmen, sind problematisch - auch wenn sie grundsätzlich steuerbegünstigt sind. Gleichen Sie deswegen die Darstellung mit der Satzung ab. Ein und die dieselbe Veranstaltung kann oft verschiedenen gemeinnützigen Zwecken zugeordnet werden - z. B. Kultur und Jugendhilfe. Es sollte dann der satzungsbezogene Aspekt hervorgehoben werden.

Question 10

Infos zum Freistellungsbescheid

Michael · Accepted Answer

Stichtag steht im letzten Freistellungsbescheid Wenn ich es richtig verstanden habe, ist wichtig, dass vom Gericht in Hagen die Veränderung im Vereinsregister vorgenommen wurde, bevor wir die weiteren Angelegenheiten in die Wege leiten, da entweder Elster oder das Finanzamt auf diese Daten zugreift. Woher ich diese Info habe, kann ich aber leider nicht mehr rekonstruieren. Bei Elster kann man die entsprechenden Formulare runterladen, die dann ausgefüllt ans Finanzamt müssen. Die Infos zum Freistellungsbescheid habe ich von Frau Kurki (s.u.), unserer Sachbearbeiterin. Was muss alles ans Finanzamt geschickt werden, damit wir den Freistellungsbescheid bekommen können?

Anschreiben, in dem zusätzlich steht, dass es einen Vorstandswechsel gab
Den Erklärungsvordruck KST1B und die Anlage Gem. (die Anlage Gem. ist auch im Anhang, ich bin mir aber nicht sicher, ob es wirklich das richtige Formular ist. Ich habe es durch googeln gefunden. Vielleicht besser nochmal bei unserer Sachbearbeiterin nachfragen. Wenn man KST1B googelt, findet man auch ein Formular, für dieses gilt aber auch, dass ich nicht weiß, ob es das richtige ist).
Formulare jeweils für die Jahre ausfllen.
Tätigkeitsberichte für die Jahre
Finanzberichte für die Jahre
-[Protokolle, nur wenn sie aussagekräftig sind. (Interpretiere "Aussagekräftig", ich habe keine Ahnung, würde es ohne Protokolle probieren).]

Den Ordner mit den Finanzsachen, brauchst man für die Beantragung des Freistellungsbescheides nicht.

Question 11

Daten beim Finanzamt

Michael · Accepted Answer

Beim Finanzamt hintelegte Adresse:

Michael Höttemann, Mossbergstrasse 65, 64285 Darmstadt

Änderungen können per formloser Email an folgende Adresse gesendet werden: poststelle@fa-koerperschaften-i.verwalt-berlin.de

Telefonnummern unserer Sachbearbeiter in Darmstadt

06151 - 102 32 33
06151 - 102 32 34

Question 12

Steuer / Elster

Michael · Accepted Answer

Kurzname des Kontos: forschfo
Aktivierungs-ID: 1953508886845513812
Sicherheitsfrage: Lieblingstier —> Maulwurf